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MandCom Kassenbuch - Reisekostenabrechnung

Veröffentlicht am Freitag, 05 Februar 2016

MandCom Kassenbuch - Reisekostenabrechnung
Wir wollen Ihnen einen weiteren Vorteil des MandCom Kassenbuchs vorstellen:
MandCom Kassenbuch für die Abrechnung von Reisekosten und Barauslagen von Mitarbeitern.
 
Reisekosten sind Aufwendungen und Auslagen, die aufgrund einer Geschäftsreise entstehen. Die Reisekosten teilen sich in unterschiedliche Kostenarten auf:






  • Fahrtkosten
    Hierunter werden die Hin- und Rückfahrt verstanden sowie Fahrten am Reiseziel. Auch Zwischenheimfahrten bei länger andauernden Geschäftsreisen.

  • Übernachtungskosten
    Hier werden die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Fremdenzimmer, Zweitwohnung, etc.) abgerechnet. Eventuell in den Übernachtungskosten enthaltene Kosten für Frühstück müssen herausgerechnet werden.

  • Reisenebenkosten
    Kosten für beispielsweise Garage oder Fernseher.

  • Verpflegungsmehraufwand
    Hier greifen Pauschbeträge. Diese sind abhängig von Dauer der Reise (mehr als 8 Stunden bzw. mehr als 24 Stunden) und davon, ob die Geschäftsreise im Inland oder Ausland erfolgt.


Der Arbeitgeber kann Reisekosten, die einem Arbeitnehmer entstehen, steuerfrei erstatten. Diese Kosten sind dadurch nicht mehr als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung abzugsfähig. Sollte sich hier jedoch eine Differenz zwischen erstatteten Kosten und tatsächlich entstandenen Kosten ergeben, so kann diese in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden.
Im Rahmen der Reisekostenabrechnung werden all diese Posten normalerweise pro Person und Reise in einem Excel-Sheet erfasst und zur weiteren Abrechnung verwendet. Ebenso verhält es sich mit den Barauslagen von Mitarbeitern: Diese werden üblicherweise in einem Kassenbuch festgehalten, die dazugehörigen Belege werden kopiert und abgeheftet.

An dieser Stelle zeigt sich deutlich der Vorteil des MandCom Kassenbuchs: Der jeweilige Mitarbeite führt ein eigenes ihm zugeordnetes und personalisiertes Kassenbuch. Die dazugehörigen Belege werden entsprechend zugeordnet. Dieses Kassenbuch wird direkt in MandCom geführt und vom Vorgesetzten ebenfalls in MandCom freigegeben. Dies passiert komplett elektronisch und völlig Papierfrei und ohne Excel-Aufstellung.


TIPP: Bitte fragen Sie nach Referenzen für das MandCom Kassenbuch mit Barauslagen und Reisekostenabrechnung.

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Customer Service Management

Veröffentlicht am Freitag, 29 Januar 2016

Customer Service Management
Das Customer Service Management (CSM) ist ein wichtiger Bestandteil einer Firma. Es sorgt für eine einheitliche Umsetzung bei Kundenangelegenheiten sowie im Beschwerdemanagement. Das CSM misst und überwacht die Kundenzufriedenheit und das Service-Team, welches Kundenwünsche, Anregungen, Probleme und Beschwerden entgegennimmt. Vor allem in der IT sind diese Maßnahmen unerlässlich, da sie für eine schnelle und zielorientierte Herangehensweise bei Problemen sorgt. Fragen des Kunden werden ebenso rasch erledigt wie größere Probleme, bei welchen unter Umständen mehrere Abteilungen eingebunden werden müssen.
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Der Customer Service Manager sorgt dafür, dass diese Vorkommnisse schnell, und vor allem für den Kunden zufriedenstellend erledigt werden. Er bildet die Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Unternehmen, verwaltet Anfragen, prüft und übermittelt Informationen, und strukturiert den täglichen Kontakt zum und mit dem Kunden.

CSM in IT-Unternehmen

Im Bereich Softwareentwicklung und IT ist es Aufgabe des Customer Service Managements, Fehler und Störungen in der Anwendung auf Grundlage der Kundenrückmeldung zusammenzustellen und zu koordinieren. Über diesen Bereich läuft die Absprache zwischen dem Kunden und der Entwicklungsabteilung. Das Customer Service Management garantiert eine strukturierte Herangehensweise an Probleme und Störungen, um diese schnellstmöglich durch ein Team aus Fachkräften und Spezialisten zu beseitigen.
Auch bei der Verbesserung von Produkten spielt das Customer Service Management eine entscheidende Rolle. Durch die Übersicht über Kundenwünsche, Anregungen und Kritik können wertvolle Informationen in die Weiterentwicklung eingebracht werden. Dies steigert sowohl die Kundenzufriedenheit, als auch den Erfolg des Unternehmens.

Neben der Kommunikation nach innen ist der Bereich Customer Service Management auch verantwortlich für die Vertretung des Unternehmens nach außen. Er verfasst Produktinformationen, Anwendungshinweise, unterstützt den Kunden bei der Einrichtung und Wartung eines Produktes und betreut den kompletten Lebenszyklus, von der Entscheidung zu einem Produkt über Inbetriebnahme und Einrichtung, bis hin zur regelmäßigen Wartung. Hierzu gehören auch regelmäßige Treffen mit dem Kunden, um dessen Einstellung gegenüber dem Produkt bzw. der Software zu prüfen und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen, um den Kunden weiterhin zu halten.

Weitere Aufgaben des Customer Service Managements sind es, innerhalb des Unternehmens Mitarbeiter für eine optimale Kundenbetreuung auszubilden und zu schulen. Diese werden bei der Ausführung ihrer Aufgaben weiterhin durch das Customer Service Management betreut und unterstützt. Dies sorgt für eine hohe Qualität der Kommunikation mit dem Kunden, wodurch auch die Qualität der angebotenen Produkte steigt.
 
COMPUS kombiniert das CSM erfolgreich mit der bewährten ERP Software von Microsoft Dynamics AX. Wir helfen Ihnen bei Fragen rund um das Thema CSM gerne weiter.

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MandCom Kassenbuch

Veröffentlicht am Dienstag, 19 Januar 2016

MandCom Kassenbuch
MandCom ist eine Buchhaltungssoftware und eignet sich für Unternehmen und deren Tochterunternehmen sowie für Kanzleien. MandCom arbeitet auf Basis des DATEV Kanzlei Rechnungswesen pro und des DATEV Dokumentenmanagement (DATEV DMS classic pro). So werden standardisierte Abläufe erreicht. Das Unternehmen bzw. die Kanzlei werden dadurch in administrativen Aufgaben entlastet. Dadurch entstehen freie Ressourcen, die an anderer Stelle, zum Beispiel dem Erschließen neuer Geschäftsfelder, eingesetzt werden können.
 
MandCom besteht aus verschiedenen Modulen. Hierzu gehört unter anderem das MandCom Kassenbuch. Durch diese Kassenbuch-Lösung hat der Mandant die Möglichkeit, die Kassenbuchung für beliebig viele Kassen durchzuführen. Die Besonderheit hieran ist, dass dies papierlos und via Internetzugriff erfolgt. Ebenso wie die anderen MandCom Module arbeitet auch das MandCom Kassenbuch auf Basis der Buchhaltungssoftware DATEV Rechnungswesen pro.
 
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Zur Erinnerung: Im Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens erfasst, die mit Bargeld bezahlt wurden. Im Kassenbuch werden zu jedem Geschäftsvorfall viele Informationen dokumentiert: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Steuersatz, Einnahme in die Kasse, Ausgabe durch die Kasse, Kassenbestand, etc. 
 
 

Mit dem MandCom Kassenbuch ergeben sich nun folgende zwei Anwendungsmöglichkeiten:


Automatisiertes Erstellen des Kassenbuchs
 
Die Kassenbelege werden eingescannt. Der DMS Buchungsassistent liest aus den gescannten Belegen die Werte für Betrag, Belegnummer und Belegdatum aus und befüllt direkt mit diesen Informationen den Buchungssatz. Die fehlenden Buchungsinformationen werden schnell und einfach manuell ergänzt. Noch zu auszufüllende Felder werden farbig markiert. So erkennt man auf einen Blick, wo noch eingegriffen werden muss. Dadurch wird weitestgehend automatisch aus der Kassenbelegliste das Kassenbuch generiert.
 
Das MandCom Kassenbuch verfügt auch über eine Kassenerfassungsfunktion. Diese wird jedoch nur bei umfangreichen Splitbuchungen verwendet. Splitbuchungen sind aufgeteilte Buchungen. Diese Art von Buchung ist vor allem dann sinnvoll, wenn ein Beleg verschiedene Kostenarten (z.B. Kundenbewirtung und Büromaterial) und somit unterschiedliche Steuersätze aufweist.
Man kann den aktuellen Kassenbestand jederzeit einsehen. Zusätzlich können unter anderem Korrekturen ohne Beleg vorgenommen werden. 
Nach Fertigstellung der Vorgänge und der entsprechenden Verifikation erfolgt die Übertragung an DATEV Rechnungswesen pro durch das MandCom Kassenbuch.
 
Die Vorteile für diese MandCom-Lösung liegen auf der Hand: Durch die weitgehend automatisierte Verbuchung der Belege und der anschließend automatischen Erstellung des Kassenbuchs können sowohl kostbare Zeit als auch wertvolle Ressourcen gespart werden.
 
 
Manuelles Führen eines Kassenbuches mit Belegzuordnung
 
Für Unternehmen, die nicht auf ein manuell geführtes Kassenbuch verzichten wollen, bieten wir folgende Lösung an: Die Belege werden eingescannt und werden anschließend weitgehend automatisch den Kassenbucheintragungen zugeordnet. Das Kassenbuch wird nach wie vor mit allen Ein- und Auszahlungen erstellt. Der Nachteil ist, dass das Kassenbuch weiterhin manuell geführt wird. Dies ist zeitaufwändiger als die automatische Generierung des Kassenbuchs. Der Vorteil ist jedoch, dass die Arbeitsweise dieselbe wie mit dem Papier-Kassenbuch darstellt. Das MandCom Kassenbuch eignet sich auch für die Abrechnung von Reisekosten und Barauslagen von Mitarbeitern. Dieses Szenario stellen wir Ihnen in einem weiteren Beitrag vor.
 
Bei Fragen rund um das Thema MandCom stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
     

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Mobile Device Management

Veröffentlicht am Freitag, 15 Januar 2016

Mobile Device Management
Mobile Device Management


Mobile Device Management, kurz MDM, ist die zentralisierte Verwaltung von Mobilgeräten wie beispielsweise Tablets, Notebooks und Smartphones in Unternehmen. Die Aufgabe eines MDM besteht darin, die Funktionalität und Sicherheit dieser Geräte am Arbeitsplatz zu optimieren und gleichzeitig den Schutz des Unternehmensnetzwerks zu sichern. Durch das Mobile Device Management können die mobilen Endgeräte eines Unternehmens durch einen zentralen Administrator verwaltet werden.
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Anforderungen und Probleme

Viele Laptops werden heutzutage noch mit normaler mobiler IT-Infrastruktur in Unternehmen dargestellt, währenddessen die mobilen Endgeräte überwiegend als Verbrauchergerät erstellt wurden. Dies hat zur Folge, dass die entsprechenden Betriebssysteme nicht auf das Mobile Device Management hin entwickelt wurden.

Hier muss auch erwähnt werden, dass der Anspruch von den Firmenangestellten bzw. Anwendern, mit dem Gerät auf Firmendaten zuzugreifen, steigt. Laut der Computerwoche verwenden etwa 25% der befragten Firmenangestellten private Endgeräte, um auf Firmendaten zugreifen zu können.

Um das MDM umzusetzen, muss das Sicherheitsbedürfnis des Unternehmens sichergestellt werden, es muss daher vor Roots oder Jailbreaks abgesichert sein. Dies erfolgt durch die Sicherung der Mobilgeräte durch die Eingabe einer PIN. Zudem müssen die Daten durch Backups gesichert werden, um diese bei Verlust wieder herstellen zu können. Zusätzlich muss bei neuem Personalzugang oder Personalabgang gedacht werden, dass zum einen neue Daten erstellt werden und zum anderen die Daten der Abgänger beseitigt und gelöscht werden müssen. Nicht zu vergessen ist, dass unter all der Kontrolle, die private Nutzung nicht außer Acht gelassen werden darf. Hier muss eine strikte Trennung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung stattfinden.


Das ideale MDM-Tool

Das ideale Tool muss mit allen mobilen Betriebssystem und Anwendungen, welche momentan gängig sind, kompatibel sein. Es sollte in der Lage sein, automatisch Daten und Programme zu sichern und im Bedarfsfall Backups einzuspielen. Schließlich sollte es bei Bedarf Geräte ohne Probleme hinzufügen oder entfernen können, um so eine perfekte Sicherheit und eine optimale Netzwerkleistung zu gewähren.

COMPUS als Kaspersky Partner unterstützt Sie gerne bei der Einführung des MDM in Ihrem Unternehmen.

 

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