Digitale Archivierung nach GDPdU mit DATEV-Schnittstelle
Wie Sie wissen, stellt die seit 2002 geltende gesetzliche Anforderung der Archivierung steuerrelevanter Daten gemäß GDPdU bei den meisten Ihrer Mandanten ein nicht zu unterschätzendes Problem dar. Wir habe4n hier für Sie einen interessanten Vorschlag, wie Ihnen als Mittelstandsbetrieb bzw., wenn Sie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sind, Ihrem  Mandanten für geringe Kosten geholfen werden kann. Einzige Voraussetzung: Der Betrieb arbeitet mit einer Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung (auch ERP-Software  genannt), die über eine funktionierende Schnittstelle zum DATEV-Rechnungswesen verfügt. Was ist nun der Nutzen dieser Datenkommunikation in die DATEV-Welt für Ihren Mandanten und für Sie? Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer und den Mandanten,  kann durch die DATEV-Schnittstelle deutlich verbessert werden und es entstehen für die Kanzlei Dienstleistungspotentiale im Bereich GDPdU, an die Sie bisher möglicherweise nicht gedacht haben.  Für den Mittelstandsbetrieb ergibt sich die mit Sicherheit kostengünstigste Lösung um den gesetzlichen Anforderungen zu GDPdU der Finanzbuchhaltung für wenige € zu genügen.
Mit einer DATEV-Schnittstelle können folgende Arbeiten effizient und mit hoher Qualität erledigt werden:
  • Elektronische Übertragung der kompletten Buchungssätze aus der ERP-Software in das DATEV-Rechnungswesen per Mouseklick.
  • Dies ist die Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses. Korrekturbuchungen können wieder in die Finanzbuchhaltung der ERP-Software zurückgespielt werden, da solche Schnittstellen natürlich bidirektional arbeiten.
  • Nach dem Jahresabschluss kann jetzt per Knopfdruck aus dem DATEV-Rechnungswesen die GDPdU-Datei für die Vorbereitung zur digitalen Betriebsprüfung  erstellt und ggf. archiviert werden. Damit ist klein umständliches Arbeiten mit GDPdU-Schnittstellen mehr notwendig. Die digitale Datenanalyse kann der Steuerberater/Wirtschaftsprüfer elegant über die DATEV-Tools und das Werkzeug ACL als Dienstleistung dem Mandanten anbieten. Dies kann als Vorbereitung zu einer anstehenden "digitalen Betriebsprüfung" oder auch im Sinne des laufenden Buchhaltungscontrollings während des Geschäftsjahres erfolgen.
  • Die ultimative Lösung ist dabei die DATEV-Archiv-CD, die nicht nur die Buchhaltungsdaten im GDPdU-Format bietet, sondern auch das DATEV-Rechnungswesen in der Version, die archiviert wurde, auf der CD realisiert. Dies ist dann im Fall der Fälle zu einem Zeitpunkt wo diese Version des Rechnungswesens sicher nicht mehr in Ihrer Produktivumgebung läuft, alles was Sie brauchen um der Betriebsprüfung des Rechnungswesens standzuhalten. Sie haben damit alle Forderungen zur digitalen Betriebsprüfung im Hinblick auf das Rechnungswesens eines bestimmten Geschäftsjahres für Ihren Mandanten erfüllt und das für wenige €. Das freut Ihren Mandanten mit Sicherheit und stärkt die Bindung zur Kanzlei.
  • Die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater/Wirtschaftsprüfer kann jetzt beliebig aufgeteilt werden: Verschiedene Anwendungsszenarien sind dabei möglich. Zum Beispiel bucht das Unternehmen in seiner Finanzbuchhaltung aber der Steuerberater/Wirtschaftsprüfer führt die Umsatzsteuervoranmeldung und das laufende Unternehmenscontrolling in DATEV durch. In jedem Fall ist aber der Einsatz der DATEV-Schnittstelle für den Jahresabschluss und für GDPdU sinnvoll.
Ein Beispiel für diesen Ansatz: Die DATEV-Schnittstelle  für die moderne ERP-Software Microsoft Dynamics AX (früher Axapta) von COMPUS Computer GmbH in München wurde jetzt von Microsoft offiziell zertifiziert und stellt damit eine zertifizierte Branchenlösung von Microsoft für das Produkt Microsoft Dynamics AX dar.
Microsoft Dynamics AX mit der DATEV-Schnittstelle, das DATEV-Rechnungswesen und die DATEV-Tools mit der Analyseplattform ACL bilden damit also eine Systemeinheit, die allen Beteiligten erhebliche Vorteile bietet.