Zusatzkomponenten von DATEV DMS classic

Die Zusatzkomponenten zu DMS classic erleichtern Kanzleien und Ihre Mandanten die tägliche Recherche und Ablage: DATEV DMS Desktop-Manager, DATEV DMS OCR, DATEV DMS OCR Buchungsassistent und DMS Mobile Client.


DATEV DMS Desktop Manager
(beinhaltet folgende Komponenten)

Vorgangsmappe

Die Vorgangsmappe ist ein virtueller Schnellhefter (Dokumentenbinder) für die Dokumente aus DATEV DMS und gestattet es, diese unter einem beliebigen Aspekt für einen bestimmten Zweck zusammenzufassen oder zu strukturieren. Interessant ist dies beispielsweise dann, wenn Dokumente (vielleicht nur vorübergehend) einem Projekt oder Thema zugeordnet werden, diese Dokumente darum jedoch nicht in einen anderen Ordner verlagert werden sollen. Den Verzeichnisbaum in dieser Vorgangsmappe können Sie wie im Windows-Explorer, selbst definieren. Die Einbindung der DMS classic-Dokumente in die DMS Vorgangsmappe erfolgt lediglich als Verlinkung, so dass die Revisionssicherheit unverändert gewährleistet bleibt.

Expertensuche
Beschreibung:
Ein gewünschter Begriff kann im Feld Betreff nach beliebiger Reihenfolge, nach exakt einem Wort oder mit Ausschlusskriterien selektiert werden.
Technische Details:
Die DATEV DMS Expertensuche ermöglicht eine variable Suche nach mehreren Suchbegriffen im Feld Betreff. Die Expertensuche ist in der Lage, nach den gewünschten Begriffen einzeln in beliebiger Reihenfolge, aber auch nach exakt diesen Wörtern zu suchen. Auch Ausschlusskriterien können verwendet werden, wenn ein bestimmtes Schlagwort im Betreff auf keinen Fall gefunden werden soll. Die Expertensuche wird über eine zusätzliche Schaltfläche in die Suchmasken eingefügt:
Eingabe der Schlagwörter„Bescheid Steuer“
Findet alle Dokumente, deren Betreff-Feld entweder den Begriff „Steuer“ oder den Begriff „Bescheid“ an beliebiger Stelle enthält. Auch werden Dokumente gefunden, deren Betreff-Feld beide Begriffe in beliebiger Reihenfolge enthält. („ODER-Suche“)
Eingabe der Schlagwörter „Abgaben Steuer +Erklärung“
Findet alle Dokumente, deren Betreff-Feld mindestens einen der Begriffe „Abgaben“ oder „Steuer“ sowie zwingend den Begriff „Erklärung“ enthält.
Eingabe der Schlagwörter „Bescheid Erklärung –Steuer“
Findet alle Dokumente, deren Betreff-Feld mindestens einen der Begriffe „Bescheid“ oder „Erklärung“, aber nicht den Begriff „Steuer“ enthält.

Desktopbenachrichtigung
Beschreibung:
Ãœber ein Benachrichtigungsfenster wird der Benutzer auf das Eintreffen von neuen, zu bearbeitenden Dokumenten hingewiesen.
Technische Details:
Die DATEV DMS Desktopbenachrichtigung bietet eine aktive Benachrichtigung, analog zur Desktopbenachrichtigung von Microsoft Outlook®, die den angemeldeten Benutzer auf das Eintreffen neuer Dokumente hinweist, die bearbeitet werden müssen. Dabei wird ein Icon im Benachrichtigungsbereich der Windows Taskbar entsprechend verändert und ein Benachrichtigungsfenster mit weiteren Details für wenige Sekunden oberhalb des Benachrichtigungsbereichs eingeblendet.

Volltextrecherche mit DMS OCR

Die Zusatzkomponente DMS OCR dient der Volltextrecherche über Ihren gesamten archivierten Dokumentenbestand in DMS classic. Im Standard-Auslieferungsumfang von DMS classic ist bereits die Möglichkeit einer Volltextrecherche über die selbst erstellten Dokumente aus Microsoft Office enthalten. Um Bilddokumente, wie sie z. B. beim Einscannen erzeugt werden, in die Volltextrecherche einzubeziehen ist die Zusatzkomponente DMS OCR erforderlich. Gerade bei eingescannter Fachliteratur benötigen Sie durch die praktische Suche nach den Textinhalten deutlich weniger Zeit. Bei der Volltextrecherche mit DMS OCR können Sie auch mit den sogenannten „Booleschen Operatoren“ (AND, OR, NOT) sowie mit dem „*“ als Platzhalter in Texten suchen. Eine Volltextsuche wie „(Steuer* AND Einkommen) AND NOT 2005“ findet alle Dokumente, in denen mit „Steuer“ beginnende Wörter und das Wort „Einkommen“ enthalten sind, nicht aber „2005“.

DATEV-DMS classic sowie alle zugehörigen Zusatzmodule sind auch für den Einsatz bei Ihren Mandanten geeignet.

DATEV DMS OCR Buchungsassistent

Dieses Zusatzmodul erkennt die Werte der in DATEV DMS archivierten Belege und belegt diese beim digitalen Buchen mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen vor. Über eine Plausibilitätsprüfung wird die Richtigkeit der erkannten Werte sichergestellt. Im DATEV DMS OCR Buchungsassistent ist das Zusatzmodul DATEV DMS OCR bereits enthalten.