Neue rechtliche Anforderungen zur E-Mail-Archivierung

Veröffentlicht am Freitag, 21.10.2016 / IT- und TK-Infrastruktur

E-Mail-Archivierung mit COMPUS

Berichte über digitalen Identitäts- und Datendiebstahl finden sich mittlerweile nahezu täglich in den Medien. Die Bedrohungslage wird für Privatpersonen und Unternehmen zunehmend größer und unübersichtlicher.

Während Privatpersonen sich "nur" richtig absichern und verhalten müssen, kommen für Unternehmen nun deutlich verschärfte rechtliche Anforderungen hinzu.
Die fortlaufende Sicherung und langfristige Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist seit kurzem gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben. Werden E-Mails nicht vollständig und revisionssicher archiviert, können rechtliche Konsequenzen die Folge sein.
Das müssen Sie jetzt wissen:
  • Die Neuregelung verpflichtet Sie zur E-Mail-Archivierung, da diese unmittelbar mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verbunden ist
  • Alle als Handelsbriefe einzustufende Mails müssen für sechs Jahre, alle steuerrechtlich relevanten E-Mails für zehn Jahre gespeichert werden
  • Keine dieser E-Mails darf im festgeschriebenen Zeitraum verloren gehen
  • Archivierte E-Mails dürfen nicht veränderbar sein (Revisionssicherheit)

Den rechtlichen Rahmen für diese Verpflichtung setzt einerseits das HGB, andererseits die Abgabenordnung (AO). Somit rückt das Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung immer mehr in den Fokus und wird für Ihr Unternehmen unumgänglich. 
Haben Sie in Ihrem Unternehmen schon eine automatisierte E-Mail-Archivierung und erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben?
Wir stehen Ihnen unverbindlich und kostenfrei für eine telefonische Beratung unter 089/693674-0 zur Verfügung. 

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