Electronic Invoicing - wenn der Postmann nicht mehr klingelt

Veröffentlicht am Montag, 04.12.2017 / MandCom

Rechnungen per E-Mail empfangen und automatisch verarbeiten

Digitale Rechnungen werden zunehmend per E-Mail versandt. Dabei befindet sich die eigentliche Rechnung als Datei in der Anlage der E-Mail und wird typisch in folgenden Formaten geliefert:
  • Digitale Rechnung als E-Mail-Anlage als PDF- oder TIF-Datei des Rechnungsbildes oder als Buchungssatz im ASCII-Format (das ist heute noch die häufigste Methode)
  • Digitale Rechnung als E-Mail-Anlage im DATEV XML bzw. im ZUGFeRD Format (das ist die Methode der Zukunft, da hier in der Datei sowohl das Rechnungsbild als auch im XML-Part die wichtigsten Buchungsdaten enthalten sind)
Natürlich möchten wir gerne diese E-Mails automatisch verarbeiten um den Arbeitsprozess so weit wie möglich zu automatisieren. Zunächst wird die E-Mail-Rechnung vom Lieferanten zum Unternehmen in ein dediziertes Postfach z. B. mit der Mailadresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! gesendet.

Bisher wurde der Anhang der E-Mail manuell separiert und über den MandCom Datentransfer oder direkt über einen Internetspeicher (z. B. OneDrive) an die Buchhaltungszentrale übertragen. Das hat zusätzliche Arbeit und Verzögerung in der Bearbeitung bedeutet.

Jetzt sind wir in der Lage, den gesamten Prozess zu automatisieren: Die E-Mail-Rechnung wird automatisch per Regel vom Mailserver des Unternehmens an ein dediziertes Postfach z. B. mit der E-Mail-Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! in die Buchhaltungszentrale weitergeleitet. Dieses Postfach wird durch MandCom regelmäßig überprüft und neue Mails auf Plausibilität überprüft. Wenn es sich um eine E-Mail-Rechnung handelt wird der Anhang durch MandCom separiert, die Buchungsinformation in MandCom gespeichert und der dazugehörige Beleg im DMS der Buchhaltungszentrale archiviert. Die Eingangsrechnung ist jetzt in MandCom sichtbar und kann den vereinbarten Workflow durchlaufen.

Haben Sie erkannt, welche Vorteile Ihnen eine Automatisierung des Eingangsrechnungsworkflows für Ihr Unternehmen bietet? Für Fragen oder eine Online-Präsentation stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach unter der Nummer 089/693674-0 an oder verwenden Sie unser Kontaktformular.

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