Digitales Belegbuchen – Elektronische Erfassung aller Buchungssätze zwischen Steuerberater und Mandant
Entwicklungstrends bei der Buchhaltung - die digitale Zukunft
In der heutigen schnelllebigen Zeit ist besonders in der Finanzbuchführung ein schneller Zugriff auf aktuelle Daten und Belege wichtig. Am besten funktioniert dies über die digitale Belegverwaltung. Dennoch erhalten viele Kanzleien die benötigten Dokumente noch immer als Papierbelege. Um jedoch dem Traum der Papierfreien Buchführung ein Stückchen näher zu kommen, ist es notwendig, alle Belege zu digitalisieren und zu archivieren.
Hier geht jedoch das Digitale Belegbuchen noch einen Schritt weiter: Es ist nicht nur das Digitalisieren und Archivieren möglich. Durch das Scannen der Papierbelege seitens des Mandanten erscheinen diese automatisiert als Buchungssätze in der Steuerkanzlei. Dieser Vorgang erfolgt durch die sogenannte elektronische Belegerkennung. Das Hauptaugenmerk liegt also auf der einfachen und reibungslosen Kommunikation zwischen dem Mandanten und dessen Buchhaltung und dem Steuerberater.
Um diese Art der Belegverwaltung zu ermöglichen, bietet MandCom eine Schnittstelle zwischen einem Dokumentenmanagementsystem wie loboDMS oder DATEV DMS classic pro und dem DATEV Kanzlei Rechnungswesen pro. Es findet also eine Interaktion zwischen der Ablage der digitalen Belegbuchung und der Erstellung von Buchungssätzen statt. Durch das Scannen der Papierbelege durch den Kunden werden diese über MandCom im DMS direkt beim Steuerberater abgelegt. Gleichzeitig erscheinen diese vollautomatisiert als Buchungssatz über den Buchungsassistenten im Rechnungswesen. Somit kann mit nur einem einzigen Mausklick sowohl das Unternehmen als auch die Kanzlei auf die benötigten Belege zugreifen.
Das Schöne dabei ist: dies funktioniert überall und jederzeit ganz bequem über das Internet. Bei dem Vorgang der digitalen Belegverwaltung ist ein fehlerfreier Scannprozess entscheidend für die Produktivität. Die häufigsten Fehler entstehen nämlich beim Scannen der Belege. In manchen Fällen scannt die Kanzlei die Papierbelege selbst ein. Möchte der Mandant nun dennoch auf alle Belege im DMS zugreifen können, so bietet Ihnen Compus mit seinem kostenlosen Modul „MandCom Datentransfer“ die ideale Lösung. Selbstverständlich kann das „MandCom Datentransfer“-Modul auch vom Mandanten direkt eingesetzt werden, um so einen sicheren Datentransfer zwischen Unternehmen und Kanzlei sicherzustellen.
Das Schöne dabei ist: dies funktioniert überall und jederzeit ganz bequem über das Internet. Bei dem Vorgang der digitalen Belegverwaltung ist ein fehlerfreier Scannprozess entscheidend für die Produktivität. Die häufigsten Fehler entstehen nämlich beim Scannen der Belege. In manchen Fällen scannt die Kanzlei die Papierbelege selbst ein. Möchte der Mandant nun dennoch auf alle Belege im DMS zugreifen können, so bietet Ihnen Compus mit seinem kostenlosen Modul „MandCom Datentransfer“ die ideale Lösung. Selbstverständlich kann das „MandCom Datentransfer“-Modul auch vom Mandanten direkt eingesetzt werden, um so einen sicheren Datentransfer zwischen Unternehmen und Kanzlei sicherzustellen.
Ersetzendes Scannen und Digitales Belegbuchen
Seit Jahren wird diskutiert, ob es möglich ist, die Originalbelege nach dem revisionssicheren Archivieren in einem Dokumentenmanagementsystem physisch zu vernichten. Bisher hat man sich davor gescheut, da die Rechtsgrundlage unsicher war. Hier zeichnet sich seit Neuestem eine Entspannung ab. Es besteht bei archivierten Belegen natürlich immer die Möglichkeit die Papierbelege in ein „low-budget“- Archiv auszulagern und dabei die Belege/Dokumente ausschließlich chronologisch dort zu verwahren. Dies stellt eine kostengünstige Lösung dar, wenn Sie sich noch nicht für die Vernichtung der Belege entscheiden wollen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn es zum Thema „ersetzendes Scannen“ noch Fragen gibt.
Vorteile und Möglichkeiten des digitalen Belegbuchens
- Kein Aufwand für die Vorbereitung der Buchführung
- Wegfall des Transportes der Pendelordner, da die Originalbelege im Unternehmen verbleiben
- „Just in time“ - tagesaktuelle oder wöchentliche Belegbuchung möglich
- Elektronisch gepflegter Zahlungslauf bzw. gepflegtes Mahnwesen
- Erfassung aller Forderungen und Verbindlichkeiten
Anstelle von Papierbelegen für die Buchhaltung nutzen Sie in Zukunft digitale Belege im Austausch zwischen Mandant und Steuerkanzlei. Belege werden durch elektronische Belegerkennung automatisiert zu Buchungssä tzen.
MandCom
Hersteller: COMPUS Computer GmbH
Model: Kanzlei und Unternehmen
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Video: MandCom für Bilanzierer für das digitale Belegbuchen mit DATEV-Software
COMPUS aus München in Deutschland liefert als ERP-Systemhaus auch Lösungen für DATEV-Software. Das digitale Belegbuchen mit dem DATEV-Dokumentenmanagement wird mit MandCom für Mandanten von Steuerberatern, die mit DATEV arbeiten, optimal unterstützt. Der Mandant benötigt lediglich einen Scanner und einen Internetanschluss. Mit MandCom wird die Lücke zwischen Steuerberater und Kanzlei geschlossen.