MandCom E-Mail-Rechnungen

Digitale Rechnungen automatisch verarbeiten
Natürlich möchten wir gerne diese E-Mails automatisch verarbeiten um den Arbeitsprozess so weit wie möglich zu automatisieren. Dabei geht es um die Versendung der E-Mail-Rechnung vom Lieferanten zum Unternehmen in ein dediziertes Postfach z. B. mit der Mailadresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
 
Bisher wurde der Anhang der E-Mail manuell separiert und über den MandCom Datentransfer oder direkt über einen Internetspeicher (z. B. OneDrive) an die Buchhaltungszentrale übertragen. Das hat zusätzliche Arbeit und Verzögerung in der Bearbeitung bedeutet.
 
Jetzt sind wir in der Lage, den gesamten Prozess zu automatisieren: Die E-Mail-Rechnung wird jetzt  automatisch per Regel vom Mailserver des Unternehmens an ein dediziertes Postfach in die Buchhaltungszentrale weitergeleitet. Dieses Postfach wird durch MandCom regelmäßig überprüft und neue Mails auf Plausibilität überprüft. Wenn es sich um eine E-Mail-Rechnung handelt wird der Anhang durch MandCom separiert, die Buchungsinformation in MandCom gespeichert und der dazugehörige Beleg im DMS der Buchhaltungszentrale archiviert. Die Eingangsrechnung ist jetzt in MandCom sichtbar und kann den vereinbarten Workflow durchlaufen.
 
Wichtig: Der gesamte Prozess der Verarbeitung der E-Mail-Rechnung vom Empfang bis hin zur Anzeige in MandCom erfolgt voll automatisch!
 
Mit dieser Vorgehensweise können wir jetzt ein Optimum an Buchhaltungseffizienz für alle relevanten Übertragungswege der Rechnungsinformation mit einem automatisierten Gesamtprozess anbieten:
  • Digitale Rechnung/Beleg per MandCom Datentransfer in einer sicheren VPN-Verbindung an die Buchhaltungszentrale übertragen. Beispiel: Papierrechnungen, die gescannt werden.
  • Digitale Rechnung/Beleg über ein Rechnungsportal in einem Internetspeicher (z. B. OneDrive, TerraDrive oder ein alternative Speicherportal) an die Buchhaltungszentrale übertragen. Beispiel: Papierrechnungen, die gescannt werden.
  • Digitale Rechnung/Beleg per Mobile Device über ein Rechnungsportal in einem Internetspeicher (z. B. OneDrive, TerraDrive oder ein alternatives Speicherportal) an die Buchhaltungszentrale übertragen.
  • Jetzt Neu: Digitalen Rechnung/Beleg per E-Mail an die Buchhaltungszentrale übertragen.